Acquisti PA: Il benchmarking per l’ottimizzazione della spesa
Introduzione: Misurare per crescere: il potere del confronto negli acquisti pubblici.
Nel complesso scenario degli acquisti pubblici, dove l’efficienza e la responsabilità nell’uso delle risorse sono imperativi categorici, emerge una pratica strategica di fondamentale importanza: il benchmarking degli acquisti pubblici.
Per un responsabile di una Pubblica Amministrazione con l’obiettivo di ottimizzare la spesa, migliorare i processi e garantire il miglior valore per i fondi pubblici, comprendere e implementare il benchmarking acquisti pubblici può rappresentare una svolta significativa. Questa breve guida accompagnerà il lettore attraverso i concetti chiave e i benefici di questa metodologia. Proseguendo nella lettura potrai capire come il confronto strutturato può trasformare la gestione degli acquisti della Pubblica Amministrazione.
Cos'è il benchmarking negli acquisti pubblici? Un faro per l'efficienza.
Il benchmarking degli acquisti pubblici è un processo sistematico che consiste nel confrontare le proprie performance (in termini di costi, processi, qualità, tempi, ecc.) con quelle di altre Pubbliche Amministrazioni considerate “best-in-class”, o con medie di settore significative. Non si tratta solo di osservare le pratiche altrui, ma di un’analisi approfondita volta a identificare i propri punti di forza e di debolezza, individuare le aree di miglioramento e adottare le migliori pratiche per raggiungere livelli superiori di efficienza ed efficacia nella gestione degli acquisti.
Perché il benchmarking è cruciale negli acquisti pubblici? I vantaggi chiave.
L’adozione di una strategia di benchmarking degli acquisti pubblici comporta numerosi vantaggi concreti:
- Identificazione delle aree di miglioramento. Il confronto evidenzia chiaramente dove le proprie performance sono inferiori rispetto ad altri, permettendo di concentrare gli sforzi sulle aree critiche.
- Ottimizzazione dei costi. Analizzare come altre PA ottengono prezzi migliori o gestiscono i processi in modo più economico può portare a significative riduzioni di spesa.
- Miglioramento dei processi. Il benchmarking offre spunti per semplificare le procedure, ridurre i tempi di approvvigionamento e aumentare l’efficienza operativa complessiva.
- Aumento della qualità. Confrontare la qualità dei beni e servizi acquistati e i criteri di selezione dei fornitori può portare a scelte più oculate e a una maggiore soddisfazione degli utenti finali.
- Promozione della trasparenza e dell’accountability. Il confronto pubblico delle performance può incentivare una gestione più responsabile e trasparente delle risorse.
- Facilitazione dell’innovazione. L’analisi delle best practice altrui, può stimolare l’adozione di nuove tecnologie e approcci più innovativi.
Come fare benchmarking negli acquisti pubblici: un approccio metodologico.
Il processo di benchmarking degli acquisti pubblici può essere strutturato in diverse fasi:
- Definizione degli obiettivi: per identificare cosa si vuole migliorare (es. ridurre i tempi di pagamento, ottenere sconti maggiori, migliorare la qualità di un determinato servizio).
- Selezione dei partner di benchmarking: per individuare le Pubbliche Amministrazioni o i gruppi di riferimento con cui confrontarsi. Questi possono essere enti simili per dimensioni, settore o che hanno dimostrato eccellenza nelle aree di interesse.
- Raccolta dei dati: per raccogliere informazioni pertinenti sulle proprie performance e su quelle dei partner selezionati. Questo può includere dati finanziari, tempi di ciclo, indicatori di qualità, informazioni sui processi di gara, ecc.
- Analisi dei dati e identificazione dei gap: per confrontare i dati raccolti per individuare le differenze di performance (i “gap”) e capire le ragioni di tali differenze.
- Definizione dei piani di miglioramento: sulla base dell’analisi, per sviluppare strategie e azioni concrete per colmare i gap e adottare le best practices identificate.
- Implementazione e monitoraggio: per mettere in atto i piani di miglioramento e monitorare costantemente i progressi per verificarne l’efficacia e apportare eventuali correzioni.
Esempi pratici di benchmarking negli acquisti pubblici
Il benchmarking acquisti pubblici può essere applicato a diverse aree, come evidenziano i seguenti esempi contestualizzati in alcuni settori chiave della Pubblica Amministrazione:
- Valutazione delle performance dei fornitori di servizi cloud. Un grande ente previdenziale o un’amministrazione con elevati volumi di dati potrebbe confrontare le performance dei propri fornitori di servizi cloud (ad esempio, tempi di risposta, uptime, costi per terabyte di storage) con quelle di altri grandi enti pubblici europei o di aziende del settore privato che gestiscono volumi di dati simili, al fine di ottimizzare i contratti e garantire l’affidabilità dei sistemi.
- Analisi dei costi per la ricerca e sviluppo (R&D) di nuove tecnologie. Un’amministrazione operante nel settore della difesa, nell’ambito di progetti ad alto valore tecnologico come lo sviluppo di prototipi per la difesa cibernetica o sistemi di intelligence avanzati, potrebbe confrontare i costi di ricerca e sviluppo interni con quelli di programmi analoghi condotti da agenzie di difesa internazionali o da grandi contractor del settore, per assicurare l’efficienza degli investimenti.
- Efficienza nell’acquisizione di software complessi per la gestione del traffico. Un’amministrazione responsabile delle infrastrutture per il trasporto, per l’implementazione di software complessi per la gestione del traffico aereo o ferroviario, potrebbe analizzare i tempi e i costi di acquisizione e integrazione di tali sistemi, confrontandoli con quelli di progetti simili realizzati da altre autorità di trasporto a livello nazionale o europeo.
- Confronto delle metodologie di project management in appalti IT. Un grande ente di servizio pubblico potrebbe condurre un benchmarking sulle metodologie di project management adottate per la gestione di grandi appalti IT (ad esempio, sviluppo di nuove piattaforme digitali per i servizi ai cittadini), confrontandosi con le best practice di altre Pubbliche Amministrazioni o aziende leader nel settore per migliorare l’efficienza e il successo dei progetti.
- Costo-efficacia delle soluzioni per la smart mobility. Un’amministrazione con competenze sui trasporti e sulle infrastrutture, nel contesto di progetti ad alto valore tecnologico legati alla smart mobility e alle infrastrutture connesse, potrebbe confrontare il rapporto costo-efficacia di diverse soluzioni tecnologiche (ad esempio, sensori per il monitoraggio del flusso veicolare, sistemi di ricarica intelligenti) con quelle adottate in altre città o regioni all’avanguardia.
- Analisi comparativa delle procedure di cybersecurity per appalti strategici. Un’amministrazione con responsabilità in ambito di sicurezza e difesa potrebbe esaminare le proprie procedure di sicurezza informatica applicate agli appalti per sistemi critici (ad esempio, sistemi di comando e controllo, infrastrutture di rete sensibili), confrontandole con gli standard internazionali o le pratiche di sicurezza adottate da entità affini, per rafforzare le difese contro minacce informatiche complesse.
Conclusioni: Il benchmarking come strumento di crescita continua.
Il benchmarking degli acquisti pubblici non è un esercizio isolato, ma un processo continuo di apprendimento e miglioramento. L’adozione di questa mentalità di confronto e analisi permette alle Pubbliche Amministrazioni di ottimizzare costantemente la propria spesa, migliorare l’efficienza dei processi e garantire un utilizzo sempre più responsabile ed efficace delle risorse pubbliche.
In questo contesto, aziende con una profonda expertise come Creasys Srl, distributore in Italia di strumenti avanzati per il cost management come TruePlanning® by Unison e fornitore di consulenza specialistica, rappresentano un partner strategico per le Pubbliche Amministrazioni desiderose di implementare efficacemente pratiche di benchmarking e ottimizzare la propria spesa.
Attraverso una comprensione approfondita delle proprie performance e un’attenta osservazione delle migliori pratiche altrui, ogni PA può intraprendere un percorso di crescita virtuoso, a beneficio dell’intera collettività.